Pérennité des opérations des groupes de Finance (copie)
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10 December, 2021 by
Pérennité des opérations des groupes de Finance (copie)
Solutions EXIA inc., Benoit Girard


L3 PROCESSUS FINANCIERS OÙ LA TECHNOLOGIE PEUT APPORTER UNE MEILLEURE EFFICACITÉ 

Les outils qui sont adaptés à la réalité des groupes de Finance donnent un gain d'efficacité appréciable dans la conduite de certaines opérations de processus financiers.   Voyez comment la technologie permet de faire plus avec moins, plus rapidement et plus sécuritairement.

Mots: 820   Temps de lecture: 4 minutes 2 secondes

Les enjeux

Certaines organisations possèdent des processus financiers complexes, supportés par des ERP ayant un module de grand livre qui n'est pas intuitif et qui ne facilite pas l'accès à l'information nécessaire.  Les CPA ont historiquement pallié ces enjeux en implantant des moyens de contournements dans Microsoft Excel. Néanmoins, cette démarche nécessite de multiples opérations à la fois manuelles et répétitives, augmentant ainsi la marge d’erreur et l’effort requis.  De ce fait, quelles sont les processus impliqués et comment la technologie contribue-t-elle à les résoudre?

Trois grands processus financiers majeurs peuvent être ainsi amélioré : l’établissement du budget, l’accès aux transactions, ainsi que la gestion des chartes de comptes et totaux personnalisés.

1- Budgets et prévisionnels

La production des budgets est un processus qui peut rapidement s'avérer être très complexe.  Les CPA doivent pouvoir spécifier quels sont les règles de calcul permettant de produire le budget, et de gérer les itérations successives permettant de raffiner les budgets.  Ils doivent s'assurer que la collaboration entre les différents intervenants du processus budgétaire, comme par exemple les départements, est efficace et efficiente.  La méthode usuelle utilisée par les CPA est alors de produire manuellement un rapport initial par période fiscale et par compte des montants du réel à partir du module de grand livre du ERP.  Ces montants de l'année fiscale en cours, et parfois également celle de l'année fiscale précédente, vont alors servir de base pour la production du budget.  Toutes les données sont alors importées dans des fichiers Excel qui sont ensuite préparés afin d'être envoyer aux différents intervenants pour leur permettre de produire leurs estimés budgétaires.  Les CPA devont ensuite gérer la consolidation et la validation de tous ces fichiers afin de produire une version complète du budget. De nombreuses opérations manuelles sont requisent pour mener à terme le processus, avec plusieurs itérations, chacune avec son lot d'échange de fichiers Excel avec des enjeux de collaborations, de sécurité des données et d'erreurs humaines potentielles.

Swift Finance est un outil qui permet de produire rapidement des itérations successives du budget. Il offre aux intervenants l’accès à des gabarits personnalisés de saisie budgétaire, leur permettant d'écrire leurs montants du budget directement dans une base de données centralisée et sécurisée. Les CPA peuvent alors suivre et gérer le déroulement du processus dans un environnement mis à jour en temps réel,  sans échanges de fichiers Excel, sans opérations manuelles complexes et avec des risques moindre d'erreurs humaines.

2- Accès aux transactions et autres données auxiliaires

Les rapports produits par les finances contiennent des montants qui sont calculés par des règles d'affaires souvent complexes. Ces derniers vont par la suite, être ventilés selon différents axes comme exemple, par période fiscale, par comptes, par centre de coûts, et par département.  Le montant que l'on voit dans un rapport étant alors le montant résultant du calcul final.  

Lors des vérifications, les CPA doivent souvent pouvoir déterminer exactement comment est calculé un montant  Ils ont besoin alors d'obtenir toutes les informations sous-jacentes pertinentes, telles que la liste des transactions détaillées qui ont servi de données brutes pour le calcul.  La méthode utilisée est alors de manuellement produire un rapport détaillé d'extraction dans le ERP sur les transactions en reproduisant les filtres sur les axes.  Il faut également parfois aller compléter manuellement ce rapport par un autre extraction lorsque des données ne sont pas disponible directement dans le grand livre, par exemple des détails de facturations ou des heures. Les opérations manuelles requises, outre d'être répétitives et de demander du temps, sont propices à la création d'erreurs d'inattention.

Un outil comme Swift Finance permet de sauver du temps en cliquant sur n'importe quel chiffre d'un rapport pour avoir accès à la totalité des informations de transactions disponibles dans le ERP, incluant les notes, et tous les attributs cachés, plus toutes les informations auxiliaires pertinentes telles que le détail de factures, le détail des heures.  Il est de plus possible de se créer des listes personnalisées et de les partager entre collègues pour une plus grande efficacité de collaboration.

3 - Gestion des chartes de comptes et totaux personnalisées

Les chartes de comptes et ses totaux sont habituellement gérés par des règles d'agrégation de comptes définies dans le modules de rapports financiers du ERP.  Les interfaces de gestion de ces règles sont lourdes et demandent une attention particulière afin de s'assurer que tout est conforme.

Face à ces contraintes, les CPA sont souvent tentés de reproduire les rapports dans Microsoft Excel à partir d'extractions des transactions du module de grand livre du ERP.  Les totaux d'agrégation étant alors implantés à l'aide de formules Excel qui sont basées sur les données brutes des transactions.  Les formules utilisées en générales sont les tristement célèbres "SUMIF" et VLOOKUP", qui bien que puissantes, peuvent induire des erreurs humaines qui rendent la validation des rapports difficile.  De plus, le fait que les règles font partie intégrale des rapports rend ces derniers plus rigides et complexes à modifier.   

Swift Finance est un outil qui permet de gagner du temps et de réduire considérablement la marge d’erreur. En cliquant sur n'importe quel chiffre d'un rapport Swift Finance, les CPA accèderont à la totalité des informations de transactions disponibles dans le ERP, incluant les notes, tous les attributs cachés, ainsi que toutes les informations auxiliaires pertinentes (le détail de factures, le détail des heures par exemple).  La centralisation des règles d'agrégation permet également de créer des rapports complexes sans risques d'erreurs humaines avec des définition manquantes ou incohérentes.  

Conclusion

Nous avons montré 3 exemples où la technologie spécialisée peut être utilisée pour compléter les processus financiers plus rapidement, avec moins d'efforts et d'erreurs humaines.  Voyez comment notre solution Swift Finance permet de surmonter rapidement ce défi.  

  En apprendre d'avantage sur Swift Finance



Pérennité des opérations des groupes de Finance (copie)
Solutions EXIA inc., Benoit Girard 10 December, 2021
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