Dernière mise à jour : 30 juin 2020

About EXIA

This Privacy Policy (or “Policy”) tells you how EXIA group of companies (“EXIA”, ”we,” or “our”), collects, uses, shares, and protects personal data about you.

It also tells you how you can access and update your information and make choices about how your information is used. More information on how to contact us to exercise your data subject rights below.

About this privacy policy

When you use our website, (the “Website” or the “Service(s)”), we collect personal information about you. The purpose of this privacy policy is to explain the types of information we collect, how we use it and with whom it is shared.

This privacy policy applies to all users of our Services across the world as required by local laws. If you are accessing the Services in the European Union, then you will have additional rights which we explain this privacy policy.

This privacy policy is divided into the following sections:

• How to contact us
• What is personal information?
• What personal information do we collect about you?
• How do we use the personal information we collect?
• With whom do we share your personal information? 
• What is our legal basis for using your personal information?
• For how long do we keep your personal information?
• We may transfer your personal data outside the European Economic Area
• We are not responsible for personal information you provide to other websites
• What choices and rights do you have regarding the use of your personal information?
• Information from children
• Complaints and queries
• Security
• Changes to this privacy policy
• Governing law

How to contact us

Pour toute question relative à cette Politique de confidentialité ou à notre utilisation de vos données personnelles, veuillez nous contacter par e-mail à l’adresse info@exia.ca, ou bien par courrier à l’adresse suivante : Data Protection Officer, EXIA – 1001 Rue Lenoir Suite C-212, Montréal, QC, Canada H4C 2Z6.

What is personal information?

As used in this privacy policy, the term “personal information” means any information that specifically identifies an individual, (such as a name, user name, e-mail address, postal address, phone number) or information about that individual that is directly linked to information that specifically identifies an individual.

What personal information do we collect about you?

Some sections of the Website require you to submit your personal information.

Personal information you provide us

The following personal information about you is provided to us by you:

• your name, company, job title, email address, telephone number and postal address;
• Information you provide to us when you communicate with us as part of the Services, for example when you call us, text us, email us, or whenever you use a contact or registration form;
  
• des données vous concernant que vous avez rendues publiques et que nous utilisons dans le cadre des Services ;
• des données vous concernant que nous avons recueillies auprès de tiers.

Vous pouvez décider de ne pas transmettre certaines de vos données personnelles. Cependant, si vous choisissez de ne pas les transmettre, vous risquez de ne plus être en mesure d’utiliser nos Services.

Nous collectons certaines de vos données de manière automatique

Lorsque vous utilisez nos Services, certaines données sont également collectées de manière automatique, telles que:

• des données relatives à d’autres sites Web qui contiennent un lien vers notre Site Web ;
• des données sur votre utilisation de notre Site Web (par exemple, sur la durée de vos visites, leur fréquence, et la dernière date de visite);
• certaines données techniques et spécifiques à un appareil que nous sommes susceptibles de collecter, telles que celles relatives à votre adresse IP, à votre modèle d’équipement, à votre version de système d’exploitation, à vos identifiants uniques de dispositifs et à votre réseau mobile ;
• d’autres données personnelles recueillies auprès de tiers. Par exemple, des données issues de votre utilisation de comptes de médias sociaux.

Nous collectons des données personnelles vous concernant via des cookies

Nous sommes également susceptibles de collecter certaines données de façon automatique via l’utilisation de « cookies ». Les cookies sont des petits fichiers de données stockés dans votre disque dur sur la demande d’un site Web. Les cookies nous aident entre autres à améliorer nos Services et votre expérience de navigation. Si vous souhaitez bloquer, effacer des cookies ou être averti de leur présence, veuillez consulter votre fournisseur de navigateur Internet au sujet de ces fonctionnalités.

Apprenez-en plus sur la gestion des cookies sur aboutcookies.org.uk (en anglais)

Gardez cependant à l’esprit que votre choix d’enlever ou rejeter des cookies risque d’affecter notre capacité à vous fournir nos Services.

Nous sommes également susceptibles d’utiliser des identifiants anonymes, qui se présentent sous la forme de chaînes de caractères aléatoires utilisées aux mêmes fins que les cookies, sur des plateformes, y compris certains appareils mobiles, sur lesquelles les cookies ne sont pas techniquement exploitables.

Nous sommes susceptibles d’avoir recours à des pixels espions ou à une technologie similaire sur nos Services. Les pixels espions sont des petites images graphiques invisibles qui peuvent être utilisées sur nos Services ou dans les e-mails relatifs à nos Services afin de collecter certaines données et de surveiller l’activité des utilisateurs sur nos Services, par exemple, pour décompter les visites, évaluer l’efficacité d’utilisation et signaler si un e-mail a été ouvert et traité.

Comment utilisons-nous les données personnelles que nous collectons?

Nous utilisons les données personnelles que nous collectons dans les objectifs suivants:

• afin d’assurer que le contenu de notre Site Web soit présenté de façon optimale pour vous et votre appareil ;
• afin de vous fournir des informations, des produits et des services que vous sollicitez auprès de nous ou que nous pensons utiles pour vous, lorsque vous avez donné votre accord pour être contacté à ces fins
• afin de vous fournir des informations, produits ou services provenant de tiers rigoureusement sélectionnés et que nous pensons utiles pour vous, lorsque vous avez donné votre accord pour être contacté à ces fins ;
• nous sommes susceptibles de vous contacter de temps à autre au nom de partenaires commerciaux extérieurs au sujet d’une offre particulière qui pourrait vous intéresser. Dans ces cas-là, nous ne transmettons pas vos données personnelles uniques au tiers ;
• afin de vous permettre d’utiliser des fonctionnalités interactives de notre Service, lorsque vous sélectionnez ce type d’option ;
• afin de recueillir votre avis et sinon, de vous contacter au sujet de votre utilisation de nos Services ;
• afin de répondre à vos e-mails, questions, commentaires, demandes et réclamations, et de fournir un service client ;
• afin de surveiller et analyser votre utilisation de nos Services, vos habitudes et préférences ;
• afin de personnaliser et d’améliorer nos Services ainsi que l’expérience utilisateur, en rehaussant notamment leur fonctionnalité et leur convivialité ;
• afin de vous envoyer des confirmations, des mises à jour, des alertes de sécurité ainsi que des messages relatifs à l’assistance et à la gestion, et faciliter également votre utilisation de nos Services, ainsi que notre gestion et exécution de ceux-ci ;
• afin de vous signaler toute modification importante de nos Services ;
• afin d’enquêter sur toute utilisation frauduleuse, abusive, inappropriée ou illégale de nos Services et de protéger nos utilisateurs contre ces types d’utilisation.

Avec quelles entités partageons-nous vos données personnelles ?

Nous partageons vos données personnelles avec les tiers mentionnés ci-après ; ceux-ci sont susceptibles d’évoluer au cours du temps et de différer selon l’emplacement depuis lequel vous accédez à nos Services :

Avec quelles entités partageons-nous vos données personnelles ?	Pourquoi partageons-nous vos données personnelles ?
Prestataires	Nous employons des sociétés et du personnel extérieurs dans l’objectif de fournir des services aux visiteurs de nos Sites Web et à nos clients, et nous sommes susceptibles d’être amenés à partager vos données personnelles avec eux afin de vous fournir des informations, des produits ou des services. Par exemple, nous nous réservons le droit de retirer des informations répétitives de nos listes de prospection, d’analyser des données, de fournir une assistance marketing, de traiter des paiements effectués par carte de crédit, d’enrichir les données que vous nous transmettez afin d’améliorer la qualité de notre service et de fournir un service client. Dans tous les cas où nous partageons ces données personnelles avec les agents susmentionnés, nous demandons expressément à ce que l’agent reconnaisse et adhère à nos Politiques de confidentialité et de traitement des données clients.
Tiers requérant des données pour motifs juridiques	Nous sommes susceptibles de partager vos données personnelles avec des tiers si la loi l’exige, ou si nous pensons que cela est nécessaire pour se conformer à la loi. Nous sommes également susceptibles de partager vos données personnelles si nous estimons nécessaire de le faire en vue de protéger ou défendre nos garanties juridiques.
Enquêteurs, autorités ou autorités judiciaires	Nous nous réservons le droit de partager vos données personnelles à des fins d’enquête et de protection de nos utilisateurs relatives à l’utilisation frauduleuse, abusive, inappropriée ou illégale de nos Services.
Acquéreurs ou investisseurs potentiels	Dans la perspective peu probable où nous serions amenés à mettre nos activités en vente, nous nous réservons le droit de partager vos données personnelles avec un acquéreur potentiel ou un investisseur.
Sociétés du groupe	Nous partageons vos données personnelles avec des membres de notre groupe de sociétés si cela est nécessaire pour des motifs opérationnels d’activité.

What is our legal basis for using your personal information?

Si vous accédez à nos Services depuis l’Europe, nous sommes dans l’obligation de garantir que nous traitons vos données personnelles uniquement dans le cas où nous disposons d’une base juridique pour le faire. Lorsque nous traitons vos données personnelles, nous le faisons uniquement si au moins un des énoncés suivants s’applique :

• Nous avons besoin d’utiliser vos données personnelles afin d’exercer nos responsabilités dans le cadre de notre contrat passé avec vous (par ex., traitement des paiements pour et fourniture de nos Services).
• L’utilisation de vos données personnelles dans certaines circonstances fait partie de notre intérêt légitime. Par exemple, il est dans notre intérêt légitime d’utiliser vos données personnelles en lien avec nos Services : pour améliorer nos Services ; pour garantir que nos Services sont sécurisés ; pour vous informer de toute modification apportée à nos Services ; pour vous informer au sujet de nouveaux services ou produits que nous proposons ; pour des raisons relatives à notre activité (par exemple, afin de développer notre activité ou si nous envisageons de mettre en vente notre activité) ; pour vous informer au sujet des offres et promotions que nous mettons en œuvre ; ou à des fins opérationnelles.
• Lorsque vous soumettez un formulaire sur le Site Web ou que vous cochez une case interactive, vous consentez à ce que nous utilisions les données personnelles que vous avez soumises. Dans ce cas, votre accord constituera la base légale sur laquelle nous nous appuierons pour traiter vos données personnelles.

Si vous avez donné votre accord, vous êtes en mesure de vous rétracter à tout moment. Vous pouvez le faire lorsque nous vous en donnons l’opportunité, ou en nous contactant aux coordonnées indiquées ci-avant. Par exemple, nous pouvons vous demander votre accord pour transmettre vos données personnelles à des tiers qui sont susceptibles de vous envoyer des informations sur des produits, des services ou des offres qui pourraient vous intéresser.

For how long do we keep your personal information?

Nous stockons vos informations sur une durée proportionnelle à l’objectif pour lequel nous les traitons, jusqu’à un maximum de 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale.

We may transfer your personal data outside the European Economic Area

En relation avec nos objectifs susmentionnés, nous nous efforçons d’éviter autant que possible le transfert des données personnelles que nous collectons auprès de vous à des sous-traitants tiers situés en dehors de l’Espace économique européen. Lorsque nous transférons des données personnelles que nous avons collectées auprès de vous à des sous-traitants tiers situés en dehors de l’Espace économique européen qui ne sont pas en mesure de fournir un niveau de protection adéquat, nous garantissons une utilisation d’outils de transfert de données appropriés en tant que conclusion relative aux clauses contractuelles émises par la Commission européenne.

We are not responsible for personal information you provide to other websites

Nos Services sont susceptibles de contenir des liens vers d’autres sites Web. Toute donnée personnelle que vous fournissez sur les pages en lien est transmise directement à ce tiers et soumise à la politique de confidentialité de ce tiers. Nous déclinons toute responsabilité à l’égard du contenu ou des pratiques et politiques relatives à la confidentialité et à la sécurité de ces sites Web ou de tout autre site Web mis en lien depuis ou vers nos Services. Nous vous invitons à prendre connaissance de leurs pratiques et politiques de confidentialité et de sécurité avant de leur fournir toute donnée personnelle.

What choices and rights do you have regarding the use of your personal information?

Vous avez le droit de vous « retirer » de la liste de diffusion de messages marketing ou relatifs à des promotions en suivant les procédures indiquées dans ces messages. Vous pouvez également nous contacter à l’adresse indiquée ci-avant pour vous exclure de ces communications marketing.

En outre, vous disposez des droits spécifiés ci-après en tant que personne concernée :

1. le droit d’accéder aux données personnelles vous concernant que nous conservons ;
2. le droit de nous demander une mise à jour ou une correction de toute donnée personnelle obsolète ou incorrecte vous concernant que nous conservons ;
3. dans le cas où le traitement s’effectue sur la base de votre consentement, le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela n’affecte la légalité du traitement basé sur le consentement effectué préalablement au retrait de ce dernier ;
4. le droit d’effacement lorsque les conditions de l’article 17 du RGPD ont été respectées ;
5. le droit de restriction du traitement lorsque les conditions de l’article 18 du RGPD ont été respectées ;
6. le droit à la portabilité des données pour autant que les conditions de l’article 20 du RGPD s’appliquent à vous ;
7. le droit de donner des directives sur la gestion de vos données après votre décès ;
8. le droit de s’opposer au traitement de données personnelles vous concernant, pour autant que les conditions de l’article 21 du RGPD ont été respectées ;
9. le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de surveillance.

Si vous désirez obtenir assistance ou exercer n’importe lequel des droits susmentionnés, ou encore si vous avez des questions les concernant, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées ci-avant.
Nous prendrons en considération toutes les requêtes relatives à ce sujet et nous y répondrons dans les plus brefs délais possibles. Veuillez toutefois noter que des données personnelles sont susceptibles d’être exemptées de telles requêtes dans certaines circonstances, lesquelles pourraient impliquer le besoin de poursuivre le traitement de vos données personnelles dans notre intérêt légitime ou pour des motifs de conformité avec la législation. Veuillez noter que nous sommes susceptibles de vous demander de nous fournir des données nécessaires à la confirmation de votre identité.

Information from children

Nous ne sollicitons ni ne collectons aucun type de données relative à une personne de moins de 16 ans. Si nous découvrons que nous avons accidentellement collecté des données relatives à un enfant, nous les supprimerons de nos enregistrements dès que possible.

Complaints and queries

Si vous avez des réclamations, des requêtes ou des questions relatives à notre utilisation de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées ci-avant. Nous prendrons ensuite contact avec vous afin de satisfaire votre demande.

Si vous avez une réclamation relative à notre utilisation de vos données personnelles, veuillez nous contacter en premier lieu à ce sujet. Toutefois, vous êtes également en droit d’enregistrer une réclamation auprès de l’organisme de régulation pour la protection des données compétent (c.-à-d. la CNIL) si vous le désirez. Veuillez nous consulter en cas de doute sur la procédure à suivre pour entrer en contact avec l’organisme de régulation de protection des données.

Security

La transmission de données via Internet n’est malheureusement pas exempte de risque. Bien que nous consacrions tous nos efforts à la protection de vos données personnelles, nous ne pouvons garantir la sécurité de vos données transmises à notre Site ; toute transmission s’effectue à vos propres risques. Une fois que vos données nous ont été transmises, nous mettrons en œuvre des procédures strictes et des fonctionnalités de sécurité afin d’empêcher tout accès non autorisé.

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles afin de protéger les données personnelles que vous nous fournissez contre tout traitement non autorisé ou illégal et maintenir ces données à l’abri d’une destruction, d’une perte ou de dommages accidentels.

Changes to this privacy policy

Nous sommes susceptibles de modifier de temps à autre cette Politique de confidentialité. Veuillez la consulter régulièrement afin de prendre connaissance de la façon nous utilisons vos données personnelles.

Governing law

Cette Politique de confidentialité est soumise aux lois en vigueur dans le pays où EXIA est établi et, à compter du 20 avril 2019, au Règlement général sur la protection des données 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et/ou aux dispositions d’application locales relatives au RGPD de l’état concerné. Veuillez noter que cette Politique de confidentialité est susceptible d’évoluer afin de prendre en compte les nouvelles règlementations découlant du RGPD.